Spis treści
Czym jest Shadow IT i skąd się bierze?
Shadow IT to zjawisko polegające na wykorzystywaniu przez pracowników narzędzi, aplikacji i urządzeń technologicznych bez oficjalnej zgody lub wiedzy działu IT. Mowa tu zarówno o popularnych aplikacjach SaaS, jak i o komunikatorach, prywatnych kontach w chmurze czy osobistych laptopach używanych do zadań służbowych.
Zjawisko to dynamicznie rośnie – aż 80% pracowników przyznaje, że korzysta z takich rozwiązań w miejscu pracy. Główną motywacją jest dostępność nowoczesnych aplikacji oraz przekonanie, że firmowe systemy nie nadążają za potrzebami operacyjnymi.
Dlaczego Shadow IT jest tak powszechne?
Braki w oficjalnej infrastrukturze IT
Wiele zespołów narzeka na przestarzałe systemy, brak integracji i wolne tempo wdrażania nowych narzędzi. 61% pracowników twierdzi, że narzędzia udostępniane przez dział IT są niewystarczające, przez co decydują się na alternatywy spoza firmowego katalogu.
Zbyt złożone procedury
Korporacyjne procesy zakupowe i zatwierdzające są często skomplikowane, przez co użytkownicy wybierają szybszą drogę – samodzielne wdrożenie rozwiązania. 70% osób korzystających z niezatwierdzonych aplikacji deklaruje, że są one bardziej dostępne niż oficjalne.
Rozwój pracy hybrydowej i narzędzi AI
Wzrost pracy zdalnej i hybrydowej oraz szybki rozwój narzędzi opartych o AI (np. ChatGPT) sprzyjają samodzielnemu testowaniu nowych rozwiązań. Niestety, często odbywa się to bez analizy ryzyk i ochrony danych. Według danych, 11% informacji wprowadzanych do ChatGPT ma charakter poufny.
Rodzaje Shadow IT w środowisku pracy
Cloud Storage i udostępnianie plików
Przykładem jest korzystanie z prywatnych kont Dropbox lub Google Drive do przechowywania i udostępniania dokumentów biznesowych, co niesie ryzyko wycieku danych.
Komunikacja i współpraca
Używanie aplikacji takich jak WhatsApp, Telegram czy osobistych kont e-mail do komunikacji wewnętrznej omija firmowe systemy archiwizacji, co utrudnia audyt i zgodność z regulacjami.
Urządzenia osobiste (Hardware Shadow IT)
Pracownicy często korzystają z własnych laptopów, tabletów czy nośników pamięci, co uniemożliwia działowi IT monitorowanie aktualizacji, zabezpieczeń i dostępu do danych.
Aplikacje do zarządzania czasem i projektami
Nieautoryzowane narzędzia typu freemium (jak Trello czy Asana) kuszą prostotą, ale nie spełniają firmowych norm bezpieczeństwa i często nie zapewniają kopii zapasowych.
Konsekwencje używania Shadow IT
Utrata danych i naruszenia bezpieczeństwa
Brak szyfrowania, brak kopii zapasowych czy synchronizacja z niezweryfikowanymi serwerami może prowadzić do wycieku lub utraty krytycznych danych. 33% udanych cyberataków ma związek z używaniem niezatwierdzonych aplikacji.
Nieprzestrzeganie przepisów
Proces ten może prowadzić do przetwarzania danych osobowych poza granicami UE, bez zgód i odpowiednich zabezpieczeń, co stanowi naruszenie m.in. RODO i DORA.
Brak widoczności i kontroli
Nieautoryzowane narzędzia działają poza zakresem monitoringu IT, co oznacza brak możliwości wykrycia incydentu, śledzenia aktywności i zapewnienia zgodności operacyjnej.
Czy Shadow IT ma też dobre strony?
Choć zagrożenia są realne, nie wszystkie aspekty zjawiska są negatywne. Wiele innowacyjnych pomysłów i usprawnień rodzi się właśnie dzięki niezależnym eksperymentom pracowników.
Citizen Development – kontrolowana alternatywa
To podejście, w którym użytkownicy biznesowi samodzielnie tworzą narzędzia i aplikacje za pomocą platform low-code lub no-code. W przeciwieństwie do Shadow IT, proces ten odbywa się w kontrolowanym środowisku, z udziałem działu IT, co minimalizuje ryzyko i zapewnia zgodność z firmowymi politykami.
Cyrima – inteligentne podejście do bezpieczeństwa projektów IT
Zamiast walczyć z przejawami Shadow IT wyłącznie poprzez zakazy i blokady, coraz więcej firm stawia na budowę świadomej kultury bezpieczeństwa, w której technologia i użytkownik idą w parze. Kluczowym wsparciem w takim podejściu jest Cyrima – inteligentny system do zarządzania bezpieczeństwem projektów IT, który wspiera organizacje w tworzeniu przejrzystych procesów, minimalizowaniu ryzyk i zwiększaniu zaangażowania pracowników.
Dlaczego Cyrima wyróżnia się na tle tradycyjnych narzędzi bezpieczeństwa?
- Cyrima nie wymaga eksperckiej wiedzy. Proces oceny i zarządzania zagrożeniami jest prosty, zautomatyzowany i dostosowany do realiów codziennej pracy projektowej.
- Cyrima generuje zadania bezpieczeństwa dostosowane do typu projektu, jego zakresu i regulacji (np. RODO, DORA), bez konieczności pisania złożonych analiz.
- Cyrima promuje jasny podział ról, standaryzację działań oraz współpracę między działami IT, prawnego i biznesowego. Dzięki temu, użytkownicy rozumieją swoje obowiązki i podejmują świadome decyzje.
- Dzięki dedykowanej wtyczce do Jiry, zespoły projektowe mogą bezpośrednio zarządzać ryzykiem w ramach codziennej pracy, bez potrzeby przechodzenia między narzędziami.
Efekt?
Organizacje zyskują pełną kontrolę nad technologicznymi inicjatywami bez tłumienia innowacyjności. Shadow IT przestaje być „ciemną strefą”, a staje się impulsem do poprawy procesów, lepszej współpracy i zwiększenia dojrzałości operacyjnej. Cyrima sprawia, że zarządzanie bezpieczeństwem to nie uciążliwy obowiązek – lecz naturalny element świadomego i nowoczesnego zarządzania projektem.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
- Co to jest Shadow IT?
To używanie narzędzi i usług IT bez zgody działu IT organizacji. - Jakie aplikacje najczęściej zaliczają się do tego procesu?
Dropbox, Google Drive, WhatsApp, osobiste maile, darmowe narzędzia SaaS. - Dlaczego pracownicy korzystają z Shadow IT?
Z powodu wygody, braku odpowiednich narzędzi firmowych, wolnych procedur. - Czy Shadow IT jest nielegalne?
Nie, ale często prowadzi do naruszenia przepisów, np. RODO. - Jakie są skutki prawne Shadow IT?
Możliwe kary finansowe, naruszenie przepisów ochrony danych i ryzyko audytu. - Czym różni się Citizen Development od Shadow IT?
Citizen Development jest kontrolowane i odbywa się za wiedzą IT, Shadow IT – nie. - Czy Shadow IT można całkowicie wyeliminować?
Nie, ale można je kontrolować i zarządzać ryzykiem. - Jakie narzędzie może pomóc w zarządzaniu Shadow IT?
Cyrima – platforma wspierająca bezpieczeństwo projektów zgodnie z przepisami i wymaganiami.
